Synplan: Løser turnusplanleggingen med kunstig intelligens

En leder kan i dag bruke flere uker av året på å planlegge en turnus for helsepersonell som tar hensyn til både ansatte og brukere. Samtidig kan uforutsette hendelser, som sykdom, kreve raske endringer og mye tid går med til å finne vikarer på kort varsel. Bydel Alna i Oslo har tatt i bruk AI-verktøyet Synplan for å forenkle denne prosessen.

– Med dette verktøyet kan man matche ansatte opp mot behov når man planlegger turnus. Da får man både lagt til rette for ansattes kunnskap og hvor mange timer de skal jobbe, og tilpasse etter ønsker, sier Leif Smith, HR-rådgiver i Bydel Alna, til avisen Groruddalen.

– La oss si at en ansatt er alene med barna to uker av gangen. Da kan hun legge inn at hun trenger dagvakter de ukene hun har barna, men at hun kan ta kveldsvakter de andre ukene. I tillegg tar den hensyn til når det er mye skoleavslutninger, første skoledag og lignende slik at man får et forvarsel om når det kan være aktuelt med vikarer, sier Smith.

Systemet er basert på at ansatte sender inn sine ønsker om ferie, fridager og tilpasninger i arbeidstiden via spørreskjemaer. Kunstig intelligens analyserer informasjonen og genererer en turnus som dekker behovet for kompetanse og tar hensyn til ansattes ønsker. Ledere får også varsler om perioder med økt sykefravær, slik at de kan hente inn ekstra hjelp.

– Vi mater inn anonyme data fra det helseforetaket vi jobber med, og så lærer den seg et mønster som vi mennesker ikke klarer å se. Og ut fra det så klarer den å si at på mandag til uka, så er det to personer på dagtid som er syke, og en på kveldstid, sier CEO i Synplan, Lars Dahle til NRK.

Nå skal Synplan, ved hjelp av Innovasjon Norge, innlede et samarbeid med Mayo Clinic i Minnesota. I første omgang skal de se på om løsningen kan integreres i datasystemet til det som er regnet som verdens beste sykehus.

– Vi er begeistret for å samarbeide med framtidsrettede tenkere i Norden for å avdekke ny medisinsk kunnskap, støtte helsepersonell og forbedre tilgang og kvalitet på omsorg, skriver Dr. John Halamka, president, Mayo Clinic Platform til NRK.

– Det er vel kanskje ikke noe annet sted som hadde vært bedre som referansekunde, sier Dahle.

Synplans historie startet med at Trondheim kommune ønsket å se på muligheter for å bruke kunstig intelligens til å predikere sykefravær og dermed utarbeide bedre bemanningsplaner. Forskerne Hai Nguyen og Pinar Øzturk ved NTNU ble engasjert i et toårig forskningsprosjekt sammen med kommunen. Nguyen, som har over 12 års erfaring med arbeid i kunstig intelligens og maskinlæringsbaserte løsninger fra Open AI Lab ved NTNU og i Telenor, er nå CTO i Synplan.

Trondheim kommune fulgte opp forskningsprosjektet med å bli en av de første kommunene til å ta i bruk systemet. Effekten har vært mindre overtid, mindre forskyvning av arbeidstid og mindre brudd på arbeidstidsbestemmelsen, i tillegg til reduserte kostnader.

– Da vi startet, tenkte jeg at dette kommer kanskje ikke til å gå. Men nå tror jeg dette er fremtiden. Vi har brukt mye mindre på overtid i 2024, og dette gjør at vi får bedre økonomi. Samtidig slipper vi å hente inn folk som har fri, sier Astrid Lidbom, enhetsleder ved Brundalen sykehjem til Adresseavisa.